เทคนิคจัดกลุ่มไฟล์ 5 ประเภท บนแฟลชไดร์ฟ ให้ใช้งานง่าย ไม่เสียเวลาค้นหา
อย่างที่ทราบกันดีว่าแฟลชไดร์ฟนั้นเป็นแก็ดเจ็ตชิ้นนึงที่ผู้ใช้งานอุปกรณ์ไอทีหลายคนเลือกใช้เป็นตัวช่วยในการจัดเก็บ บันทึกไฟล์ดิจิทัลต่างๆ มีหลากหลายแบบอย่างเช่น card usb, metal usb, pen usb เป็นต้นซึ่งรูปแบบการใช้งานนั้นก็มีหลากหลาย แตกต่างกันไปตามบุคคล ไม่ว่าจะเป็นการใช้จัดเก็บในรูปแบบของการแบ็คอัพไว้เพื่อป้องกันไฟล์สูญหายจากอุปกรณ์อื่นๆ การใช้งานเป็นพื้นที่จัดเก็บไฟล์หลัก เสมือนเป็น Device ชิ้นนึง สำหรับแบ่งไฟล์ข้อมูลต่างๆ จากอุปกรณ์อื่นๆมาจัดเก็บไว้ การใช้งานเป็นพื้นที่จัดเก็บไฟล์ชั่วคราว สำหรับการโอนถ่าย คัดลอก ส่งต่อกันระหว่างอุปกรณ์ อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะเป็นการใช้งานรูปแบบใด ปัญหานึงที่ผู้ใช้งานแฟลชไดร์ฟมักต้องเจอก็คือ การค้นหาไฟล์ที่จำเป็นต้องใช้งานในช่วงเวลาต่างๆ ซึ่งมักจะต้องค้นหาจากไฟล์จำนวนมากและหลากหลายประเภทที่ปะปนกันอยู่บนไดร์ฟ ทำให้บ่อยครั้งต้องเสียเวลาไปโดยใช่เหตุ และนำมาซึ่งความผิดพลาดในกิจกรรมการทำงานต่างๆ ด้วยนั่นเอง ในบทความนี้จึงจะมาแชร์เทคนิคการจัดกลุ่มไฟล์ 5 ประเภท บนแฟลชไดร์ฟ ที่จะช่วยให้ข้อมูลบนไดร์ฟของเราเป็นระเบียบ ใช้งานง่าย และไม่เสียเวลาค้นหา ให้ได้ทราบกัน
ไฟล์เอกสาร ไฟล์กลุ่มแรกที่ถ้าแยกประเภทออกมาแล้วจะช่วยให้การค้นหา เรียกใช้งานไฟล์ต่างๆ บนแฟลชไดร์ฟ ทำได้ง่ายมากขึ้นทีเดียวก็คือ ไฟล์เอกสาร ซึ่งเป็นไฟล์ส่วนใหญ่เราที่ใช้ในกิจกรรมการทำงานต่างๆ นั่นเอง โดยไฟล์เอกสารต่างๆ ควรจะถูกแยกมาไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน และเพื่อให้การค้นหาไฟล์สะดวกมากยิ่งขึ้นอีกก็ควรแบ่งโฟลเดอร์ย่อยออกเป็น 2 โฟลเดอร์ สำหรับไฟล์เอกสารสองประเภท ซึ่งก็คือ ไฟล์ที่สามารถแก้ไขได้ เช่น ไฟล์ word, excel กับไฟล์เอกสารที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ซึ่งก็คือ ไฟล์ pdf
ไฟล์รูปภาพ ไฟล์ประเภทต่อมาที่ไม่ควรจะถูกจัดเก็บไว้ปะปนรวมกับไฟล์อื่นๆ ก็คือ ไฟล์รูปภาพนั่นเอง ไม่ว่าจะเป็นภาพถ่ายส่วนตัว หรือรูปภาพสำหรับใช้ในกิจกรรมการทำงานต่างๆ ก็ตาม โดยไฟล์รูปภาพควรจะมีโฟลเดอร์แยกออกจากไฟล์ชนิดอื่นๆ นอกจากนี้ก็ยังอาจจะสร้างโฟลเดอร์แยกย่อยสำหรับไฟล์รูปภาพที่มีความละเอียดต่ำ และไฟล์รูปภาพที่มีความละเอียดสูง โดยอาจแบ่งกลุ่มตามนามสกุลของไฟล์ เช่น .JPG, ,PNG เป็นต้น วิธีนี้จะช่วยให้การค้นหา และใช้งานภาพต่างๆบนแฟลชไดร์ฟ ทำได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น
ไฟล์งานนำเสนอ ไฟล์กลุ่มต่อมาที่ควรสร้างโฟลเดอร์แยก เพื่อให้ข้อมูลบนแฟลชไดร์ฟของเราถูกจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบ และสะดวกในการเรียกใช้งานแต่ละครั้งก็คือ ไฟล์งานนำเสนอต่างๆ นั่นเอง เช่น ไฟล์ที่สร้างโดยโปรแกรม Power Point, Canva เป็นต้น ไฟล์เหล่านี้ถือว่ามีลักษณะ และวัตถุประสงค์การใช้งานที่แตกต่างจากไฟล์อื่นๆอย่างชัดเจน
ไฟล์สื่อมีเดีย ไฟล์ประเภทต่อมาที่เมื่อแยกกลุ่มออกมาจะช่วยให้การค้นหา เลือกใช้งานไฟล์ต่างๆบนแฟลชไดร์ฟสะดวกขึ้นไม่น้อยเช่นกันก็คือ ไฟล์สื่อมีเดียต่างๆ เช่น วิดีโอ ไฟล์เสียงบันทึก ไฟล์ภาพเคลื่อนไหวชนิดต่างๆ เป็นต้น โดยผู้ใช้งานอาจเลือกแบ่งกลุ่มเป็นโฟลเดอร์ย่อยเพิ่มเติมตามนามสกุลของไฟล์ หรือตามลักษณะการใช้งาน เช่น กลุ่มไฟล์มีเดียสื่อบันเทิงต่างๆ กลุ่มไฟล์มีเดียสำหรับกิจกรรมการทำงาน เป็นต้น
ไฟล์ที่ไม่มีการจัดกลุ่ม สำหรับไฟล์กลุ่มสุดท้ายที่จะช่วยทำให้ข้อมูลบนแฟลชไดร์ฟของเราเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น ค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้รวดเร็วขึ้นก็คือ การนำเอาไฟล์ที่ไม่เข้ากลุ่มใดๆ เช่น ไฟล์สำหรับการติดตั้งต่างๆ(.exe) มารวมไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันนั่นเอง วิธีนี้จะช่วยให้ไฟล์ที่ดูเหมือนจะปะปนกันอย่างไม่เป็นระเบียบบนแฟลชไดร์ฟนั้นเป็นระเบียบขึ้นมา และมองหาได้ง่าย เรียกใช้งานง่าย นอกจากนี้ก็ยังอาจใช้วิธีตั้งชื่อไฟล์ตามการใช้งาน เช่น ไฟล์สำหรับโปรเจค 1, ไฟล์สำหรับโปรเจค 2 เป็นต้น เพื่อให้สามารถค้นหาไฟล์แบบเจาะจงในกลุ่มนี้ง่ายมากยิ่งขึ้นอีก
นอกจากนี้แฟลชไดร์ฟก็ยังเหมาะแก่การนำไปเป็นของขวัญในงานสำคัญต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นงานแต่ง งานบวช งานเลี้ยง และในปัจจุบันนี้บริษัทหลาย ๆ ที่ยังนิยมที่จะนำแฟลชไดร์ฟไปจัดเป็น Gift Set เพื่อนำปแจกพนักงานหรือลูกค้า
